10 consejos para mejorar la gestión del tiempo

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Cuando hablamos del tiempo parece que siempre se nos ponga cara de circunstancia, el tiempo… ese pequeño monstruo que nos mira a los ojos y se ríe de nosotros cuando intentamos llegar con mil manos a todo aquello que “tenemos” que hacer. En este post te daremos 10 claves para enfrentarte a él y gestionarlo correctamente.

1. Distinguir entre el reloj y lo real

El primer paso será distinguir entre el tiempo de reloj y el tiempo real. El primero es un concepto creado por el hombre para medir: el día tiene 24 horas, cada hora tiene 60 minutos, y cada minuto tiene 60 segundos; es algo incuestionable pero irrelevante a la hora de gestionar correctamente el tiempo. El segundo, el tiempo real, es algo relativo que dependerá de cómo se perciba lo que estamos haciendo y es el que tenemos que gestionar correctamente para poder convertir nuestros objetivos en metas alcanzables. Este tiempo tiene un misterio maravilloso ya que va muy deprisa cuando estamos haciendo lo que nos gusta y va muy lento, casi arrastrado, cuando estamos haciendo algo tedioso que deseamos acabar. El problema de esta cualidad es que somos menos “productivos” cuando arrastramos el tiempo. Si queremos disfrutar de hacer lo que nos gusta resulta esencial tener un control de este pequeño monstruo para ser eficaces con lo que “tenemos” que hacer y no nos gusta tanto.

 

2. Hacer listas para priorizar

Lo siguiente será hacer listas, es algo que no podrás evitar hacer, forma parte de todos los programas de gestión del tiempo al que te sometas. Si, es hora de que te convenzas de que esto realmente ayuda. Primero, ayuda a priorizar, requisito imprescindible para ser productivos en nuestro tiempo real. Al priorizar tareas nos hacemos conscientes de que hay cosas que o bien podemos delegar o bien podemos hacer más adelante. Cuando intentamos hacerlo “todo” a la vez, no dedicamos nuestro 100% a las tareas y la calidad de nuestro trabajo disminuye. ¿Por qué hacerlo todo y mal si puedes hacer lo importante y excelente?

 

3. Hacer descansos

Conocer tu biorritmo te ayudará a determinar cuándo eres productivo y cuándo necesitas hacer una pausa para recargar y seguir al frente. Determina qué tiempo te hace falta para reponerte y ni te pases ni te quedes corto, se realista. Si aprovechas estos descansos para escucharte a ti mismo podrás descubrir hacia dónde fluyen tus pensamientos, quizá te sorprendan.

 

4. Categorizar las tareas

Determina qué tiempo (real) necesitas para cada tarea. Aunque al principio sea una estimación, ve ajustándolo conforme las vayas haciendo. Esto te facilitará hacer una lista con objetivos alcanzables. Agrupa las tareas similares para agilizar.

 

5. Hacer primero lo que no nos gusta

Este es un gran esfuerzo, si pero si empiezas por las tareas que te gustan les acabarás dedicando más tiempo del que necesitan y cuando tengas que hacer las que no te gustan no tendrás tiempo y no tendrás energía.

 

6. Reservar tiempo “extra”

Cuando hagas listas de tareas, reserva tiempo para aquello que puede surgir sin ser planificado. Así no te saturarás cuando te surjan cosas urgentes por hacer, que al final siempre surgen.

 

7. Evitar hacerlo todo a la vez

Aunque tengas muchas cualidades, el exceso del multitasking deteriora la calidad de tus resultados. No siempre podemos hacerlo todo, y por lo general no podemos hacerlo todo a la vez (o al menos bien).

 

8. Evitar distracciones

Además del tiempo “perdido” en redes sociales, algunos cometemos el error de distraernos por correos y llamadas. No siempre que te llegue un correo debes contestar al instante, y no siempre que te llamen debes atender. Esta necesidad imperiosa por atenderlo todo al momento es una de las mayores distracciones y nos quita tiempo.

 

9. Aprovechar el tiempo “muerto”

No existe el tiempo muerto, lo que existe es tiempo desaprovechado. Si estás esperando, recuerda que esta espera no implica un esfuerzo así que aprovecha ese tiempo para hacer otras cosas (de menor importancia). Si estás viajando, ponte al día con tus “tareas pendientes” que has ido apartando porque no eran urgentes. Siempre encontrarás huecos que puedes aprovechar. Intenta no utilizar estos tiempos para hacer llamadas, la mayoría de veces no es tiempo suficiente para hacer una llamada efectiva y de calidad.

 

10. Llevar una vida saludable

Comer bien, descansar y hacer ejercicio no puede faltar entre tus tareas importantes del día a día, porque son el motor que te empujará hacia tus metas.

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