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Business Intelligence: Cómo tomar decisiones acertadas y de calidad

¿Dispone tu empresa de la información necesaria para la toma de decisiones de calidad?

El panorama actual de la mayoría de los sistemas de información corporativa de las pymes presenta algunos aspectos característicos que afectan a la toma de decisiones:

  • Diferentes aplicaciones no integradas.
  • Falta de conexión entre los datos.
  • Dificultad para extracción de datos necesarios en el momento y formato requerido.
  • Alta dependencia de los departamentos informáticos y/o proveedores externos.

Incluso los sistemas integrados conocidos como ERPs tienen deficiencias a la hora de permitir al usuario extraer la cantidad de datos necesarios que contienen de la forma y en el momento que la necesita, y transformarlos en información.

Fuente: Microsoft

Esta situación se traduce en que los gestores de las organizaciones tienen dificultades a la hora de disponer de la información necesaria para el análisis de la situación y poder tomar decisiones a tiempo: la información que se precisa no está en el momento, formato y lugar adecuado.

Para paliar esta situación las organizaciones se ven obligadas a dedicar excesivos recursos (tiempo, personas) a la preparación de los informes que necesita la dirección: obtener informes de varias aplicaciones que luego se exportan a herramientas de hojas de cálculo, y posteriormente se relacionan entre sí, se utilizan múltiples fórmulas, en el mejor de los casos se utilizan tablas dinámicas,….y así hasta obtener la información solicitada.

El resultado no siempre es el deseado por varias razones: llega tarde, no se han podido utilizar los criterios de análisis y medidas adecuados, la frecuencia del análisis no es la que se desearía, el formato de presentación no está pensado para el destinatario final.

¿Cómo se resuelve esta situación?

La tecnología actual dispone de herramientas y aplicaciones que están pensadas para solucionar esta problemática. Es lo que se conoce como Business Intelligence (BI). Aunque hay muchas definiciones, de forma genérica se puede definir como,

“la transformación de los datos de una compañía en información y conocimiento para la toma decisiones de calidad y obtener una ventaja competitiva”.

Estas herramientas y aplicaciones nos van a permitir reunir, integrar, depurar y transformar datos obtenidos de las operaciones diarias (pedidos, albaranes, facturas, movimientos contables, nóminas, operaciones, etc.), e información desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para su explotación directa que permitirá su análisis y conversión en conocimiento que sirva de soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.

Además, obtendremos la información con la frecuencia y formato que mejor se adapte a nuestras necesidades.

Cualquier persona de la organización puede disponer de la información que necesite para gestionar su actividad correctamente. Las necesidades de indicadores y la frecuencia de su análisis son diferentes para un responsable de almacén, un director comercial, un director general.

Las herramientas de Business Intelligence (BI) deben cubrir las necesidades de todos ellos.

Por ejemplo, rotación de existencias, indicadores de ventas por varios criterios (vendedor, cliente, producto, almacén, delegación,) y medidas (importe, unidades, márgenes, etc.) indicadores de personal por varios criterios (puesto de trabajo, categoría, turno, línea, etc.) y medidas (horas presencia, absentismo, bajas, incidencias, etc.).

Los beneficios que aportan estas herramientas son:

  • la integración de diferentes fuentes de información,
  • el manejo a nivel de usuario,
  • la reducción de la dependencia del departamento de sistemas,
  • la reducción del tiempo para la preparación y aumento del tiempo para el análisis,
  • la disponibilidad de la información en el momento que se necesita,
  • el aumento de criterios y medidas de análisis.

Herramientas de Business Intelligence

En la actualidad la oferta de herramientas existente en el mercado es amplia y permite que cualquier organización pueda encontrar la que mejor se adapte a su tamaño y necesidades.

Por mencionar algunas de ellas, Microsoft Power BI, Google Data Studio, QlikView, Tableau.

Según los análisis de la consultora Gartner, tres de esas herramientas son las mejores posicionadas en su cuadrante mágico de Business Intelligence (BI). Destacando la progresión de Power BI en los últimos años.

Metodología

Para conseguir los resultados mencionados la puesta en marcha de estas herramientas sigue una metodología y configuración que exponemos a continuación de forma genérica.

Esta enumeración de fases pretende ser más didáctica que técnicamente rigurosa, dependiente este último aspecto del tipo de herramientas y la metodología de trabajo del proveedor de la solución.

  1. Análisis de las necesidades de la organización para seleccionar la herramienta más adecuada. En esta fase se determinan los informes, indicadores, frecuencia, volumen de datos a tratar, etc. que nos permiten optar por la herramienta que se adapte a las necesidades y características de la organización
  2. Definición de los orígenes de datos disponibles: aplicaciones, bases de datos, hojas de cálculo, orígenes externos, …
  3. Selección de ficheros y datos a tratar
  4. Extracción e integración de los datos origen en una base de datos intermedia llamada datawarehouse. En esta base de datos se alojan exclusivamente los datos que necesitamos, tratados y depurados. Cabe la posibilidad de tener varias bases de datos intermedias según el tipo de dato: ventas, compras, contabilidad, personal. En este caso, se les denomina datamarts.
  5. Explotación de la información con las herramientas de BI. Las necesidades típicas a cubrir son tres: reporting (informes), análisis multidimensional (combinación de múltiples dimensiones y medidas de análisis), cuadro de indicadores.

El acceso a la información se puede hacer sobre la base de datos intermedia, o directamente sobre los orígenes de datos de forma que cuando se precise, se obtiene información en tiempo real.

  • Definición de informes, plantillas, portales, etc. que permiten a los usuarios la consulta de la información.
  • Automatización de los procesos de extracción de datos, ejecución y distribución de informes.

Conclusión

Las herramientas de BI se convierten en elemento imprescindible y muy eficaz para las organizaciones que quieren disponer de información de calidad que les permita la toma de decisiones necesarias para mantener su competitividad en el entorno empresarial actual.

Y como cierre de este post, una frase pronunciada por una organización especializada en management internacional:

“La ignorancia es la mayor amenaza del entorno empresarial moderno” (Gartner Research).

Artículo de José Albelda , Consultor de Sistemas de Información

Docente del Curso de Power BI.