Metodologías ágiles, Mundo VUCA y SCRUM

¿Un mundo estable, ordenado y protector? Por supuesto que no. El mundo se ha transformado radicalmente y disruptivamente de un tiempo a esta parte. Nada o prácticamente nada queda de la sociedad proyectista y predecible de años y décadas atrás. Elementos como la Hiperconectividad, la Digitalización, la Globalización, etc, son ya una realidad, a las que en esta próxima década se sumarán dos nuevas olas de cambio: la revolución tecnológica, que en los próximos años explotará en toda su intensidad, y la irrupción de más de 4.500 millones de personas del mundo emergente esta nueva realidad.

Los entornos estables han dado paso a lo que ahora empezamos a llamar como mundo VUCA, en el que la estabilidad y el crecimiento sostenido da paso a un nuevo escenario que se caracteriza por la presencia de cuatro factores que crearán un nuevo marco de referencia en el que nos moveremos en el día a día:  Volatilidad, Incertidumbre (Uncertainty), Complejidad y Ambigüedad. Término que tiene su origen, ni más ni menos, que en el ejército norteamericano que lo utiliza para definir y organizar sus estrategias en un mundo (contexto) marcado por estas cuatro coordenadas.

  • La volatilidad de un entorno que nace con una naturaleza cambiante y que induce a estimular dinámicas de cambio a gran velocidad.
  • La incertidumbre que hará altamente impredecible el futuro más inmediato.
  • La complejidad de agentes asociados a cada decisión, qué provocará efectos colaterales derivados de la hiperconectividad de cada área que abordemos.
  • La ambigüedad de la información que generará altas dosis de duda y desconfianza.

La vida en estas nuevas condiciones de incertidumbre augura dos sensaciones angustiosas: la de la ignorancia (no saber qué nos deparará el futuro) y la de la impotencia (sentir incapacidad por influir sobre el futuro).

Los entornos VUCA. nos plantean el reto de transformarnos en aprendices ágiles, nuevos agility learners en un escenario donde las reglas cambiarán tanto y a gran velocidad que pensaremos que la única regla que existe es que no hay reglas.

 

A nivel organizacional, ¿qué necesitamos para hacer frente a un mundo VUCA? La Respuesta es clara y directa: Metodologías Ágiles.

Las metodologías ágiles son aquellas que permiten adaptar la forma de trabajo a las condiciones del proyecto, consiguiendo flexibilidad e inmediatez en la respuesta para amoldar el proyecto y su desarrollo a las circunstancias específicas del entorno. En esencia, las empresas y organizaciones que apuestan por el uso de metodologías ágiles consiguen gestionar sus proyectos y abordar sus retos de manera más adaptativa, alcanzando con ello mejores resultados en todos los ámbitos; satisfacción del usuario, optimización de recursos, motivación del equipo, etc.

Dentro de las metodologías ágiles existe un amplio abanico de herramientas, marcos de trabajo, métodos de trabajo que en función de la naturaleza del reto y la propia naturaleza de la organización se hacen unas más apropiadas que otras. Las herramientas más utilizadas son: SCRUM, KANBAN, LEAN y XP. En este artículo vamos a abordar la metodología SCRUM por su alto impacto. 

Scrum es un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto. Estas prácticas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de la manera de trabajar de equipos altamente productivos.

En Scrum se realizan entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas por el beneficio que aportan al receptor del proyecto. Por ello, Scrum está especialmente indicado para proyectos en entornos complejos, donde se necesita obtener resultados pronto, donde los requisitos son cambiantes o poco definidos, donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productividad son fundamentales.

  • Los principios básicos de SCRUM son:

Se propone trabajar en ciclos sobre entregas parciales de un producto final más amplio.

Esta metodología de trabajo permite poder distribuir mejor el tiempo y evita que ante un proyecto muy extenso nos quedemos, como desgraciadamente puede ocurrir, estancados.

Con Scrum es posible desglosar estos proyectos amplios en una lista de tareas y, de esa manera, el trabajo se vuelve más ágil.

Al comenzar cada ciclo se definen qué tareas se van a realizar a lo largo del mismo y al analizar se entregan resultados concretos. Además, plantea una división de roles entre el equipo de trabajo lo que fomenta la cooperación con nuestros compañeros.

  • Scrum nos plantea establecer ciclos de trabajo.

Al comenzar un ciclo se revisan con el equipo todas las tareas pendientes y se establece en qué va a trabajar cada uno durante el mismo. Al analizar el ciclo nos reunimos nuevamente con el equipo, hacemos una  evaluación del trabajo realizado y volvemos sobre la lista de tareas para determinar qué vamos a hacer durante el nuevo ciclo.

  • Scrum nos propone dividir el tiempo de trabajo en períodos cortos (iteraciones o Sprints).

Los Sprints son etapas de entrega de trabajo. Si tenemos un proyecto grande en el cual trabajar la mejor opción es desglosarlo en pequeñas tareas.  Con ello se consigue mejorar el seguimiento del trabajo (ya que cada miembro del equipo puede estar a cargo de una de estas tareas) y evitar que se nos olvide alguna tarea.

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Artículo de Yanina Wax. Experta en gestión de proyectos de mejora & metodologías ágiles.  Licenciada en Ingeniería Industrial.

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