Inscripción de ficheros: ¿Qué requisitos he de cumplir para poder hacer email marketing?
proteccion de datos

El email marketing está de moda.

Y por ello muchas empresas no dudan en utilizarlo como una de las principales vías de comunicación con sus clientes. Pero antes de lanzarnos a maquetar una plantilla y escoger una herramienta para  realizar los envíos debemos dar el primer paso ¿qué requisitos legales he de cumplir en cuanto a la inscripción de los datos que tenemos?

Protección de Datos:

La AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) es bastante clara al respecto.

Son objeto de inscripción en el Registro General de Protección de Datos (entre otros) los ficheros de titularidad privada: es decir, los datos tratados por cualquier empresa.

Para realizar la inscripción inicial del fichero y, en su caso, modificarlos a posteriori  o suprimir la inscripción, se encuentra disponible en la Sede Electrónica de la Agencia Española de Protección de Datos el Servicio Electrónico NOTA a través del cual se tramitan las solicitudes de inscripción de ficheros en el Registro General de Protección de Datos.

A través de su formulario permite presentar de forma gratuita de notificaciones a través de Internet con certificado de firma electrónica. En caso de no disponer de un certificado de firma electrónica, también se puede presentar la notificación a través de Internet, para lo cual se debe remitir a la Agencia la Hoja de solicitud correspondiente al envío realizado debidamente firmada por una persona representante de la entidad.

¿Qué es un fichero?

Es un conjunto organizado de datos de carácter personal (por ej. nombre, dirección, telf., email, etc.) de personas físicas o particulares. Es importante matizar que la LOPD no se aplica a personas jurídicas o empresas. Para la AEPD no importa el número de excels, archivos o soportes donde se encuentren almacenados esos datos, incluso tampoco es relevante si están en diferentes ubicaciones, tan sólo aquí nos importa la FINALIDAD. Es decir, a la AEPD sólo le interesa que le notifiquemos con qué finalidad vamos a tratar esos datos (por ejemplo: gestión de clientes contable, fiscal o administrativa, marketing etc.) independientemente de en cuántos soportes tengamos ésa información.

Los ficheros pueden ser –e inscribirse – como automatizados (almacenados en cualquier aplicación informática) o no automatizados (ej: expedientes en papel), o bien mixtos (parte en ordenador y parte en papel).

Además, según el nivel de privacidad de los datos personales tratados, éstos pueden clasificarse en tres niveles: básico, medio o alto. En general, los datos que empleamos para email marketing (nombre, telf. Y email) suelen ser de nivel básico.

Finalmente, podremos verificar si hemos realizado la inscripción correctamente desde aquí

Nota: en el caso de utilizar cualquier herramienta de email marketing cuyo tratamiento de datos resida fuera de la UE, por ejemplo el caso de Mailchimp en EEUU, será necesario solicitar la autorización de la AEPD para ello, puesto que es considerado como una transferencia internacional de datos.

Artículo de Esther Valero

Docente del Programa Superior de Comunicación y Marketing Online


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